Где теряются деньги на документах от поставщиков
Расхождения между заказом и накладной. Заказанный объём и фактически поставленный не всегда совпадают - при большом потоке поставок построчная проверка вручную становится рутиной, которую физически невозможно делать по каждой поставке.
Отклонения цены от согласованной. Поставщик может выставить счёт по цене, отличающейся от согласованной в договоре или предыдущих поставках, - без сверки истории цен это остаётся незамеченным.
Задержки в сверке актов. Акт сверки с поставщиком нужно построчно сопоставить с собственной учётной системой - при большом числе поставщиков это одна из самых времязатратных операций в закрытии периода.
Как это автоматизируется
Система распознаёт и разносит накладные и счета по статьям учёта, сверяет заявленный объём поставки с фактическим по документам, сопоставляет цену в счёте с историей цен по этому же поставщику и помечает отклонения, которые выходят за рамки обычного диапазона, для проверки человеком.
Чем это отличается от общего модуля «ИИ-бухгалтер»
Логика та же, но критерии настраиваются под специфику снабжения: не только сверка суммы, но и сопоставление объёма поставки с производственным планом, отслеживание регулярности поставок от ключевых поставщиков, поиск систематических отклонений именно по конкретному контрагенту.
Ограничения подхода
Точность сверки зависит от того, насколько последовательно ведётся учёт заказов и поставок в текущей системе - при разрозненном или неполном учёте эффект от автоматизации ниже. Решения по спорным случаям (претензии к поставщику, пересмотр условий) остаются за человеком.
Частые вопросы
Заменяет ли это отдел снабжения?
Нет - система убирает механическую сверку документов, решения по работе с конкретными поставщиками остаются за специалистами.
Нужна ли для этого отдельная система от той, что уже используется?
Нет, автоматизация подключается поверх уже используемой учётной системы.
Хотите оценить, сколько расхождений сейчас проходит незамеченными в документах от ваших поставщиков? Можно провести аудит на реальных данных.