Один рейс - три документа, и они не всегда совпадают
Транспортная накладная фиксирует, что должно было произойти: маршрут, объём груза, согласованная ставка. Акт фиксирует, что произошло по факту. Счёт - сколько за это выставлено к оплате. В теории все три документа должны говорить об одном и том же. На практике расхождения появляются регулярно: перевозчик указал в акте на полтонны больше заявленного объёма, счёт выставлен по ставке, которая на 8% выше согласованной в договоре месяц назад, или один и тот же рейс случайно попал в отчётность дважды - под номером накладной и под номером заказа отдельно.
При одном рейсе такое расхождение заметит любой логист за минуту. При пятидесяти рейсах в день, распределённых между десятком подрядчиков-перевозчиков, построчная сверка каждого документа с каждым занимает часы - и на практике часто просто не происходит: проверяют выборочно, обычно только крупные суммы.
Что находит система при сплошной сверке
Она сопоставляет каждую накладную и акт с исходным заказом - маршрутом, объёмом, согласованной ставкой - и отдельно проверяет счета на топливо, платные дороги и штрафы, которые обычно проверяются реже всего именно потому, что кажутся мелкими: 300 рублей за платный участок никто не станет сверять вручную, но за месяц по автопарку из тридцати машин такие статьи складываются в заметную сумму.
Расхождение, которое выходит за рамки обычного диапазона отклонений - скажем, ставка выше согласованной больше чем на несколько процентов, - передаётся человеку для решения: обоснованное изменение или ошибка, которую нужно уточнить у перевозчика.
Ограничения подхода
Точность распознавания зависит от качества и формата документов - если десять подрядчиков присылают акты в десяти разных шаблонах, часть из них потребует отдельной настройки распознавания. Решение по спорным расхождениям - предъявлять претензию перевозчику или нет - остаётся за логистом, система только показывает, где расхождение есть.
Частые вопросы
Работает ли это, если документы приходят в разных форматах от разных подрядчиков?
Да, но для каждого нестандартного шаблона может понадобиться дополнительная настройка распознавания.
Заменяет ли это логиста или бухгалтера компании?
Нет - система убирает механическую сверку, решения по нестандартным случаям остаются за специалистом.
Хотите оценить объём документов, которые сейчас обрабатываются вручную в вашей компании? Можно провести аудит текущего документооборота.