Как это посчитать для своей компании
Количество документов в месяц. Счета, накладные, акты, договоры - сколько единиц проходит через компанию за период.
Время на один документ. Сколько минут в среднем уходит на ввод данных, сверку и обработку одного документа вручную.
Стоимость часа сотрудника, который это делает. Не только зарплата, но и то, чем этот человек мог бы заниматься вместо рутинной обработки.
Перемножение этих трёх цифр даёт не абстрактное, а конкретное число - сколько стоит компании ручная обработка документов именно сейчас, до всякой автоматизации.
Где эта цифра обычно оказывается неожиданно большой
При потоке 300-500 документов в месяц и среднем времени обработки 5-10 минут на документ это 25-80 часов ручной работы ежемесячно - то есть половина или полная ставка отдельного сотрудника, занятого исключительно переносом и сверкой данных, а не содержательной работой.
Почему эта цифра часто не считается заранее
Время на обработку документов размазано между разными сотрудниками и разными задачами - никто не воспринимает это как отдельный, измеримый процесс, пока не попробует посчитать его отдельно от остальных обязанностей.
Что делать с этой цифрой дальше
Она - основа для расчёта ROI: если стоимость ручной обработки в месяц заметно превышает стоимость настройки и сопровождения автоматизации, это сигнал, что процесс стоит автоматизировать в первую очередь. Подробнее про сам расчёт - в статье про ROI от внедрения ИИ.
Частые вопросы
Можно ли посчитать это точно без специального учёта времени сотрудников?
Приблизительно - да, на основе среднего времени обработки одного документа и общего объёма потока. Точная цифра требует хронометража, но грубая оценка уже показывает порядок величины.
С какого объёма документов автоматизация точно окупается?
Единого порога нет - это зависит от стоимости часа сотрудника и времени на документ. Расчёт по трём параметрам выше даёт конкретный ответ для вашей компании.
Хотите посчитать эту цифру для вашего документооборота? Можно сделать это на ваших реальных объёмах.