Когда оправдан пилот
Гипотеза не проверена. Неизвестно, даст ли автоматизация этого процесса ожидаемый эффект именно на данных вашей компании - пилот проверяет это на ограниченном участке, прежде чем расширять.
Процесс новый для подрядчика или ниши. Даже опытный подрядчик не может гарантировать результат для специфики, с которой раньше не работал, - пилот снижает риск для обеих сторон.
Данные под вопросом. Неясно, насколько они полны и последовательны, - пилот покажет это быстрее и дешевле, чем полный проект.
Когда можно сразу переходить к полному внедрению
Эффект уже подтверждён. Похожий процесс уже автоматизирован в этой же компании - на другом отделе, объекте или направлении - и результат известен.
Задача типовая и хорошо изученная. Подрядчик уже реализовывал точно такую же задачу для похожих компаний с подтверждённым результатом.
Объём и срочность оправдывают риск. Если процесс уже создаёт заметные потери, а задержка на пилот стоит дороже, чем риск ошибки полного внедрения.
Промежуточный вариант
Чаще всего оптимальна не крайность, а последовательность: пилот на одном процессе → проверка результата → расширение на основе подтверждённых цифр, а не предположений. Это не медленнее полного внедрения в среднем - это способ не потратить бюджет на гипотезу, которая не подтвердилась.
Частые вопросы
Можно ли пропустить пилот, если бюджет ограничен?
Пилот обычно дешевле полного проекта - при ограниченном бюджете это скорее аргумент за пилот, а не против него.
Сколько стоит пилот по сравнению с полным проектом?
Пилот на одном процессе стоит и стартует иначе, чем комплекс из нескольких модулей - подробнее в статье про стоимость внедрения.
Не уверены, какой формат подходит вашей задаче? Можно обсудить это на этапе аудита.