Три признака процесса, готового к автоматизации
Объём. Процесс повторяется десятки и сотни раз в месяц, а не происходит от случая к случаю.
Измеримый результат. У процесса есть понятная метрика - время, ошибки, конверсия, - а не только субъективное ощущение «стало лучше».
Отсутствие уникального контекстного суждения. Задача решается сверкой, сопоставлением или классификацией по критериям, а не творческим решением, зависящим от неповторимого контекста каждый раз.
Процессы, которые чаще всего проходят по всем трём признакам
- Звонки менеджеров - большой объём, легко считается, критерии формализуемы.
- Первичные документы в бухгалтерии - счета, накладные, акты.
- Договоры и акты - сверка с шаблоном и чек-листом.
- Сметы в строительстве - построчная проверка позиций.
- Типовые обращения в поддержку - статус заказа, сроки, условия возврата.
- Данные CRM - сопоставление звонков, сделок и статусов в единую картину.
Процессы, которые обычно не подходят под простую автоматизацию
Разовые управленческие решения, переговоры по нестандартным условиям, стратегические вопросы, которые не повторяются достаточно часто, чтобы на них можно было накопить статистику. Здесь автоматизация не ускоряет процесс, а создаёт иллюзию решения там, где нужна экспертная оценка.
Как применить это к своей компании
Пройдитесь по отделам с тремя вопросами: что делается вручную и регулярно, но нигде не измеряется; где решения принимаются «на глаз» из-за нехватки данных или времени; какая часть работы - это сверка и чтение документов, а не творческая задача. Процессы, которые попадают под все три вопроса, - кандидаты для аудита в первую очередь.
Частые вопросы
Можно ли автоматизировать процесс, если данные пока не в цифровом виде?
Да, но первым шагом станет перевод данных в цифровой формат - без этого автоматизировать нечего.
Что делать, если сразу несколько процессов подходят под критерии?
Начинать с одного - того, где сейчас самый большой объём или самая дорогая цена ошибки, а не пытаться закрыть всё сразу.
Хотите пройтись по своим процессам вместе и понять, какой из них дать в работу первым? Можно провести короткий аудит.